Kondisi Industri di Indonesia saat ini masih pada tahap yang sulit. Liquiditas yang menipis, kucuran kredit seret dengan suku bunga yang tinggi, restitusi pajak yang cukup lambat, serbuan barang illegal maupaun kualitas dan kuantitas produk yang masih kalah dengan negara-negara tetangga merupakan situasi yang harus dihadapi oleh industri dalam negeri. 

Untuk tetap bisa bertahan, sebuah perusahaan harus dapat dengan sigap menyikapi kondisi ini dengan baik. Sistem manajemen perusahaan harus rapi dan baik sehingga mampu mengelola perusahaan dengan efektif dan efisien. Mutu produk harus terjaga dengan baik sehingga pelanggan dapat tetap loyal.

Tiga hal mendasar yang harus dijaga karena mempengaruhi tingkat kesuksesan perusahaan dipasaran adalah: harga, ketersediaan, dan mutu. Kepuasan para pelanggan ditentukan oleh layanan  produk dengan harga yang terjangkau, tersedia di pasaran, dan memiliki mutu sesuai dengan yang dijanjikan oleh perusahaan.

Tolok ukur tingkat kepuasan bisa dilihat dari naik-turunya penjualan, tingkat market share, maupun kontinuitas order dari pelanggan. Ketiga hal ini hanya mampu dicapai oleh perusahaan yang memiliki manajemen bisnis yang baik. Manajemen bisnis yang baik akan dapat melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas dan kapabilitas bisnis.

Penetapan atas kebijakan harga membutuhkan banyak informasi yang akurat atas kemampuan daya beli masyarakat dan biaya pokok untuk menyediakan produk tersebut ke konsumen. Penetapan biaya pokok dari sebuah produk memerlukan pencatatan atas semua transaksi biaya-biaya yang terkait dengan produk tersebut.

Dari rekaman transaksi tersebut suatu perusahaan akan dapat menentukan nilai yang tepat atas biaya pokok suatu produk dan membandingkan dengan daya beli pasar. Dengan demikian perusahaan dapat menentukan harga yang tepat untuk diberikan kepada konsumen. Kemampuan menjaga ketersediaan produk di pasar membutuhkan manajemen rantai suplai yang baik.

Perencanaan kebutuhan barang melalui prakiraan, penetapan safety stock, update  realisasi pesanan, dan stok gudang yang akurat menjadi syarat mutlak dalam perencanaan  logistik. Mutu yang baik dihasilkan oleh manajemen mutu yang baik dimulai dari proses penerimaan barang yang ketat, proses produksi yang konsisten, dan penjaminan pasca penjualan.  Standar mutu dari masing-masing proses harus ditetapkan untuk mengontrol proses bisnis berjalan sebagaimana yang diharapkan. 

Manajemen informasi di dalam perusahaan menjadi hal yang vital untuk mendukung kesuksesan manajemen proses bisnis. Setiap transaksi pada perusahaan yang berpengaruh terhadap biaya, kondisi stok, kebijakan harga, maupun aktivitas para pegawai seharusnya terekam dengan baik. Kesinkronan data antar bagian menjadi suatu yang vital. Sebagian besar industri di Indonesia bermasalah mengenai data perusahaan mereka.

Adanya database yang terpisah-pisah menjadi sebuah kendala karena seringkali selisih sehingga membutuhkan waktu untuk memverifikasi. Selain itu kendala tidak terintegrasinya sistem antar bagian menyebabkan data yang dimiliki tidak real time  dan terjadi duplikasi kegiatan entry data sehingga pengambilan keputusan menjadi lambat dalam persaingan industri yang semakin ketat. Konsep ERP (enterprise resource planning) mengintegrasikan manajemen informasi antar bagian dalam perusahaan sehingga data yang dibutuhkan oleh perusahaan berasal dari satu database sehingga memudahkan pengeloaan sumberdaya yang dimiliki.

Dengan integrasi antar bagian ini, duplikasi data dapat dihindarkan sekaligus mengurangi proses-proses entry ganda yang seharusnya tidak perlu dilakukan oleh pegawai. Data-data produk mengenai stok, biaya-biaya yang diperlukan bisa terekam dengan akurat sehingga dapat digunakan untuk merencanakan penyediaan barang di pasar.

Akuratnya nilai persediaan juga membantu bagian logistik untuk menetapkan kebutuhan barang secara lebih tepat sebagaimana dalam konsep Just in Time.  Dalam konsep Just in Time, persediaan merupakan salah satu waste  yang harus dikurangi tanpa mengganggu ketersediaan yang diperlukan oleh bagian produksi maupun ketersediaan di pasar. Nilai persediaan dalam perusahaan yang berbasiskan produk memiliki nilai yang cukup besar.

Dengan penerapan persediaan yang efisien akan dapat meningkatkan liquiditas perusahaan dan memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sebagian dananya untuk kebutuhan investasi yang lain.

Secara umum penerapan sistem ERP yang ideal akan memberikan dukungan terhadap manajemen sumber daya dengan mengelola informasi perawatan dan perhitungan kapasitas penggunaan sumber daya, dukungan atas kontrol keuangan perusahaan, dukungan atas kontrol kualitas, serta automasi dari aliran bisnis proses dan keselarasan antarbagian.

Agar sebuah perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik, setiap aspek dari organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dikaji. Dengan demikian penerapan tata kelola perusahaan yang baik dapat diimplementasikan pada industri sehingga dapat meningkatkan daya saing di pasar.

Author: Riswanto Warih Prabowo